申請書等事務所控えの保管について。

開業してある程度の年月を経ると申請書類の控えがどんどん増えてくるのですが…。




2010年04月26日(Mon)
申請書等事務所控えの保管について。
 開業してある程度の年月が経ちますと申請書類の事務所控えが、キャビネットいっぱいになってきます。弊事務所の場合、今後も増え続けるすべての書類をキャビネットに保管するスペースもありませんので、自分自身の負担にならない程度に少しずつ紙データの削減に対応しています。

 業務に係る申請書類の控えについては、一定期間は紙で保管して、それ以前のものについては、PDFファイルにして外付けハードディスクに保管するようにしています。
開業当初から、そうするつもりでおりましたので、弊事務所のコピー機選定の条件はスキャナ機能があることと、オートシートフィーダがついているものということになります。

 オートシートフィーダに書類を流して、スキャナで読み込み、PDFファイルに変換し、そのデータをハードディスクに名前をつけて保存するだけの作業なのですが、許認可申請書類は1件分でも結構ボリュームがあります。それが何件もあると意外と時間がかかってしまうので、実際は思うように進んでいないのが実情です。

 後からでは、思い切らないと過去の書類の上記処理はできないことが分かりましたので、現在では極力申請書類の副本を受け取った都度、データ化することにしています。

 スキャナで読み込む際の解像度については、私はコピーと同様の300dpiで読み込んでいます。OCRソフトを利用するのであれば400dpi以上で読み込むのが良いのでしょうが、私はデータ利用目的を以前の申請書類記載事項の確認のみに割り切っていますので、この程度で充分です。


   


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