つげ行政書士事務所(岐阜県大垣市)のブログ! - 2010/04

岐阜県大垣市の行政書士事務所の所長が日頃感じたことを思いつくままに。




2010年04月26日(Mon)▲ページの先頭へ
申請書等事務所控えの保管について。
 開業してある程度の年月が経ちますと申請書類の事務所控えが、キャビネットいっぱいになってきます。弊事務所の場合、今後も増え続けるすべての書類をキャビネットに保管するスペースもありませんので、自分自身の負担にならない程度に少しずつ紙データの削減に対応しています。

 業務に係る申請書類の控えについては、一定期間は紙で保管して、それ以前のものについては、PDFファイルにして外付けハードディスクに保管するようにしています。
開業当初から、そうするつもりでおりましたので、弊事務所のコピー機選定の条件はスキャナ機能があることと、オートシートフィーダがついているものということになります。

 オートシートフィーダに書類を流して、スキャナで読み込み、PDFファイルに変換し、そのデータをハードディスクに名前をつけて保存するだけの作業なのですが、許認可申請書類は1件分でも結構ボリュームがあります。それが何件もあると意外と時間がかかってしまうので、実際は思うように進んでいないのが実情です。

 後からでは、思い切らないと過去の書類の上記処理はできないことが分かりましたので、現在では極力申請書類の副本を受け取った都度、データ化することにしています。

 スキャナで読み込む際の解像度については、私はコピーと同様の300dpiで読み込んでいます。OCRソフトを利用するのであれば400dpi以上で読み込むのが良いのでしょうが、私はデータ利用目的を以前の申請書類記載事項の確認のみに割り切っていますので、この程度で充分です。


2010年04月19日(Mon)▲ページの先頭へ
領収証について。
 弊事務所では、領収証は岐阜県行政書士会で販売している三枚複写のものを利用しています。購入後は、事務所ゴム印と職印を連打することになります。これが二冊三冊となると結構面倒な作業です。

 同業者の方はどのようにされているかは知りませんが、他の士業の方からいただく領収証は、報酬額管理ソフト等を利用されているのか、パソコンできれいに印字されたものをいただくことが多いです。

 データベース機能を有する報酬額管理ソフトを利用すると、「ひも付け」が可能ですので顧客管理が便利ですし、誤字脱字の修正が容易なため内部事務の時間短縮にもつながるのではないかと思います。

 一方、従来の手書きの場合ですと、請求額の足し算など記載事項で一文字でも間違えると全部書き直しになりますので、能率的ではないと思います。急いで請求書の用意をしているときは、よく書き直しをしております。
 
 ご依頼を受けた許認可申請手続等については、もちろん印字されたもので用意をしております。手書きでも印字されたものでも、その効果は変わらないのですが、業として受諾している以上、見た目の印象も大切です。極力申請日以外に手書き部分を作らないようにしています。許認可申請書類作成の専門家としてのこだわりです。

 許認可申請手続の諸様式については、ワードやエクセルデータで公開されていることも多いのですが、紙やPDFデータの場合は、アクロバットのフォーム機能を利用して根性で様式を作成しています。今年、定時受付だった建設工事や物品の入札参加資格審査申請書の様式等は結構大変でした。(笑)

 しかし、領収証に限っては、今のところ、私は報酬額管理ソフトの導入や、ワードやエクセルなどで様式を作るつもりはありません。受け取られたお客様側からすれば「この時代に手書きとは…。」と思われるかもしれませんが、私は開業してから今日に至るまで、ご依頼いただいたお客様に感謝とお礼の気持ちをこめて手書きで書いています。

 これも、私の密かなこだわりで、受け取られる方には、その意図は伝わらないと思いますが、おそらく今後もこのまま手書きで書き続けると思います。個人的には業務に係るものすべてについて合理性や能率性を追求する必要はないと考えています。


2010年04月12日(Mon)▲ページの先頭へ
不許可時の報酬額全額返金保証制度について。
 ある行政書士のホームページで、受諾した許可申請が不許可処分であった場合に、受領した報酬額の全額返金保証を案内しているものを発見しました。行政書士は商売上手な方が本当に多いと思います。

 深夜の通販番組のような記載ですが、一般の方が、このような記載を見れば安心して依頼できるような気がするのではないでしょうか。

 同業者や行政書士試験受験者の方ならご存知だと思いますが、行政法上の「許可」とは、すでに法令や行政行為によって課されている一般的禁止を、一定の要件を備えている場合に解除する行為のことを指します。

 例えば、行政書士業務として代表的な建設業許可や風俗営業許可も行政法上の「許可」に該当します。つまり、これらの許可申請は一般的に禁止されている(自由に行うことのできない)業務について、許可行政庁に対し許可申請書及び添付書類にて、法令で定められた一定の要件(許可要件)を備えていることを明らかにすることにより、その一般的禁止の解除を求める行為といえます。

 よって、審査をする側の許可行政庁は、法令に基づき法令の範囲内で許可事務を行うことになり、許可行政庁が有している裁量は、これまた同業者なら誰でも知っている行政法上の「き束裁量」という比較的制限された裁量権の中で許可事務を行っているわけです。

 何が言いたいのかというと、外国人の在留や帰化等の一部の許可申請手続を除けば、行政書士が取り扱っている多くの許可申請は、法令で定められた要件が満たされている場合は、許可行政庁は必ず許可しなければならないものばかりであるということです。

 つまり、行政書士から見れば、多くの許可申請手続について、申請者本人の欠格要件該当の有無を別にすれば、許可要件を満たしていることを確認して許可申請書を作成しているわけですから、まず不許可になることはないのです。なぜなら許可要件を満たしていない場合は受諾しないと思われるからです。

 そういった事情を知らない一般の方に「不許可時の報酬額全額返金保証制度」をホームページで高らかに謳い、自らを優秀な行政書士としてアピールしている同業者の商魂の逞しさ、ガツガツ感にはホトホト敬服いたします。

 そんなコンテンツばかり公開している同業者がいるから、Yahoo!ビジネスエクスプレスの審査料金が3倍に上がってしまったのではないかと思っています。司法書士さんも行政書士と一括りに扱われてしまい気の毒な気がします。

 このようなコンテンツを公開している同業者は結構いるようです。同じコンサルタントが指導でもしているのでしょうか。


2010年04月05日(Mon)▲ページの先頭へ
レターパックについて。
 先日、エクスパック500を出しに郵便局へ行ったところ、局員の方から3月末でエクスパックの販売が終了し、4月からレターパックに移行した旨のお話を伺いました。

 弊事務所では、エクスパック500をよく利用しておりますし、未使用の在庫もありますので、どういった取扱いになるのかと尋ねましたら、引き続き利用できるとのことで一安心です。

 新しいレターパックは、レターパック500と350の2種類があり、レターパック500は、今までのエクスパック500と同様、「速達扱い」「追跡サービスの利用が可能」「受領印あり」とのこと。異なる点は重量が4kg以内になるということです。

 もともと弊事務所では、エクスパック500を書類の送付で利用しており、4kgを超える書類の送付はそうそうありませんので、レターパック500に代わることで影響を受けることはなさそうです。

 また、レターパック350は、「速達扱いでない」ことと「受領印なし」とのことです。ただし、「追跡サービスの利用が可能」とのことですので、書類の大きさや重さにもよりますが、よく似た取扱いの特定記録郵便よりお値打ちになるのではないかと思います。

 今までは、ほとんどエクスパック500を利用して書類を送付していたのですが、これからは、必要に応じて、レターパックの500と350を使い分けながら利用することができます。

 重量物の送付にエクスパック500を利用していた一部の利用者にとっては、サービス低下と感じられるかもしれませんが、弊事務所にとっては選択肢が増える分、便利になったように感じます。


2010年04月04日(Sun)▲ページの先頭へ
同業者のブログのご紹介
 今回は、同業者のブログをご紹介したいと思います。このブログで他の同業者のブログを具体的に紹介するのは初めてだと思います。

 先日、行政太郎先生より、上記ブログにて、このブログを紹介してよいかどうかのメールをいただき快諾いたしましたところ行政太郎のお日記にて、こちらが恥ずかしくなるほど過分なるお褒めの言葉をいただきました。

 ブログの記事をすべて拝見させていただいたのですが、その感想は、一見、ちゃらけている(意図的にそのようにされてると思います。)ようでありながら、その主張は先生の定見に基づいたものであり、どこかの首相のようにブレがありません。

 また、このブログには、他の同業者によく見られる「営業色」が全く感じられないことや「先生づら」した記述がないこと、そして、時折吐く「毒」が面白いこともあり、楽しく読むことができました。

 そして、何よりも行政書士による独立の目的が、一流の猛烈ビジネスマンとして、多くの事務員を雇用した「スーパー行政書士」(結果としてお金持ち)になることではなく「スローライフ」を楽しむためという私と同じ価値観であったことが嬉しく思いました。

 この心境は、なかなか他の同業者には理解していただけず、私だけかと思っていたのですが、他にもそういった方はいらっしゃるようです。

 ただし、これらは、一記事を読んだだけではわかりません。通読する必要がありますので念のため…。(笑)今後もちょくちょく訪問させていただくつもりです。


   


このブログは、岐阜県大垣市で2001年に開業した行政書士事務所所長のブログです。

☆リンク集
つげ行政書士事務所HP
建設業許可申請手続
 サポート

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遠山行政書士事務所
 
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□運営者情報
 つげ行政書士事務所
 行政書士 柘植久昇
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 登録番号01200851号
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    5丁目738番地8
 TEL 0584-82-0738



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